Как выбрать систему учета рабочего времени

Для руководителей предприятий и владельцев бизнеса важной задачей является контроль трудовой дисциплины, грамотное ведение учета реального рабочего времени и расчет заработной платы. Формальное ведение табеля, отметок в журнале на входе организации и таблиц учета не всегда актуально отображают реальную картину. Дополнительно реальные факты о посещаемости и времени проведения на работе могут исказить дружеские или личные отношения, приводящие к сговору сотрудников.

Современные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников позволяют избежать фальсификации данных за счет беспристрастного сбора только фактической информации по авторизации сотрудников при входе и на выходе с предприятия и детального отображения отработанного времени, которое высчитывается на основании рабочих графиков.

Какие задачи решают системы учета рабочего времени?

Возможности системы идентификации пользователей и анализа их рабочей деятельности позволяют собирать детализированную информацию по каждому отдельному сотруднику по дням и за отчетные периоды:

·         количество отгулов и больничных дней;

·         общее время опозданий и ранних уходов;

·         фактически отработанные часы;

·         учет работы в выходные и переработки.

Продуктивные системы учета рабочего времени сотрудников помогут повысить качество и эффективность работы персонала и достигать другие цели:

·         организовать простое планирование рабочего времени;

·         составлять обоснованные графики работы;

·         укрепить внутреннюю дисциплину среди сотрудников;

·         улучшить ведение статистической и итоговой отчетности;

·         принимать грамотные управленческие решения в отношении кадрового вопроса, внутреннего распорядка и режима трудового дня;

·         добиться повышения финансовой экономии;

·         настраивать эффективную работу систем кондиционирования, жизнеобеспечения.

Виды систем учета фактически отработанного времени

Для регистрации и анализа рабочего времени и соблюдения трудового распорядка дня на предприятиях могут быть реализованы системы учета на базе биометрического оборудования, спецавтоматики с бесконтактными картами и техники для видеонаблюдения. При выборе метода учета, необходимо ориентироваться не только на специфику деятельности компании, но и на количество персонала и характер их работы.

Биометрический контроль

Системы, работающие на основе биометрического оборудования, предусматривают возможность идентификации сотрудников по сетчатке глаза или по отпечатку пальца, которые индивидуальны для каждого человека. Для этого, специальное оборудование устанавливают непосредственно на входе в организацию, где моментально определяется личность сотрудника и время его прихода на работу, а также момент, когда он покидает предприятие. Установка оборудования такого типа оптимально подойдет для идентификации людей, работающих на территории, где вход посторонних ограничен или вовсе запрещен.

К плюсам этой системы относится:

·         высокая точность определения рабочего времени человека;

·         низкая вероятность подмены пользователя;

·         исключение несанкционированного проникновения на территорию компании.

Но, биометрическая система не позволяет оценивать эффективность ведения рабочего процесса сотрудников и точно определять, где он находится внутри предприятия. Кроме того, эта методика не подойдет компаниям с большим количеством персонала, так как при массовом приходе на работу идентификация, при условии установки одного терминала опознавания биометрики, сильно затянется.

Спецавтоматика для системы учета сотрудников на одну точку прохода с помощью карточек

Принцип действия данного метода схож с биометрической идентификацией. В данном случае, на входе в компанию также устанавливаются терминалы, но они определяют не биометрический фактор, а внешнюю метку, выполненную в виде персональной карты, которую нужно вложить или поднести к считывающему устройству.

Такая система учета рабочего времени сотрудников, позволяет не только получить полный контроль доступа людей в помещение, но и при условии расширения возможностей, организовать выгрузку отчетов в общий сетевой интерфейс и подключаться сразу к нескольким контроллерам для централизованного управления.

Такое решение востребовано как на небольших, так и крупных предприятиях, а также в разных офисах, расположенных в пределах одного бизнес-центра.

Достоинствами данной системы являются:

·         невысокая стоимость;

·         детализированное отслеживание прихода и ухода с работы каждого сотрудника;

·         точный учет опоздания;

·         снижение вероятности попадания на территорию компании постороннего лица.

Недостатком метода считается ограниченность зоны контроля, сохранение вероятности подмены идентификационной карточки и отсутствие возможности организации группового прохода людей.

Видеонаблюдение

В отличие от предыдущих способов, использование системы учета рабочего времени сотрудников с помощью видеонаблюдения позволяет осуществлять учет рабочего времени с контролем сотрудников по всей территории предприятия. Установленное оборудование дает возможность в режиме реального времени видеть, чем именно занимается и где находится персонал. Этот метод обеспечивает не только повышение эффективности работы сотрудников, но и безопасность компании, так как помогает купировать хищения и нарушения корпоративных правил, а также предотвратить пожары и другие чрезвычайные ситуации. Больше всего использование системы видеонаблюдения подходит для ресторанов, банков, крупных компаний.

Преимущества установки системы видеонаблюдения:

·         контроль доступа пользователей к тому или иному помещению;

·         учет не только прихода и ухода с работы, но и время перекуров, отсутствия на своем рабочем месте;

·         возможность получения детального отчета;

·         наличие аудио- и видеозаписей в случае возникновения спорных и внештатных ситуаций.

К недостаткам можно отнести более высокую цену, чем у предыдущих вариантов и необходимость монтажа оборудования по всей территории с прокладыванием кабеля.